Bergen kommune bruker RAYVN for å håndtere kritiske hendelser mer effektivt

RAYVNUncategorized

Liaisontrening-Samfunnssikkerhetens Hus
Da Samfunnssikkerhetens hus i Bergen kommune gikk over til døgnkontinuerlig drift var behovet for felles, kontinuerlig loggføring avgjørende. I tillegg var det svært viktig å ha et krisehåndteringsverktøy som er enkelt å bruke og forstå. Alle som skal på vakt må komme raskt igang. RAYVN egnet seg for dette formålet.
Image
Jeg vil beskrive RAYVN med tre ord: Raskt i gang. Brukeropplæring krever minimalt med tid. Én time er nok for at kommunal kriseledelse er i gang med å bruke verktøyet.

Rune Bratland

Beredskapssjef for Bergen kommune, Etatsdirektør for Samfunnsikkerhetens hus

Rune Bratland er etatsdirektør for Samfunnssikkerhetens hus. Han er beredskapssjef for Bergen kommune, og har det administrative ansvaret for at alle de ulike vaktetatene og enhetene har tilfredsstillende beredskap i henhold til lover og forskrifter. Dette innebærer å gjennomføre øvelser og ha de riktige verktøyene for krisehåndtering tilgjengelig. Det er også viktig å ha et oppdatert og revidert planverk som er i tråd med Bergen kommune sin overordnede plan.

RAYVN har hatt en prat med Bratland om hvorfor de valgte RAYVN, og erfaringene de har med verktøyet så langt.

– Hvordan brukes RAYVN i Samfunnssikkerhetens hus?

Liaisontrening-Samfunnssikkerhetens Hus

Fra Samvirkesenteret i Samfunnssikkerhetens Hus
Foto: Eivind Senneseth

– Da vi startet vår operative, døgnkontinuerlige drift i 2021, var det viktig for oss å ha et loggsystem som var egnet for kontinuerlig loggføring, for eksempel en uke av gangen. Samtidig var det viktig for oss, som kommunal kriseledelse, å ha et krisehåndteringsverktøy som alle involverte lett kan forstå og bruke. Vi har åtte ansatte som alle bruker det samme verktøyet i turnus. Slik vi ser det bidrar funksjonaliteten i RAYVN-verktøyet til at vi får en mest mulig enhetlig loggføring på tvers av vaktene som jobber i turnus.

– Hva vil du trekke frem som de viktigste årsakene til at RAYVN ble valgt?

– Brukervennlighet og enkel loggføring. Det er viktig for oss at de ulike rollene i kommunal kriseledelse kan bruke et felles verktøy for å motta varslinger, dele informasjon og fordele oppgaver. Det var to av de elementene som gjorde at RAYVN passet oss godt. Det måtte være lett å følge en tråd og kunne skille mellom en hendelse i loggen og en hendelse som har sin egen logg. I tillegg er det bra å få være med å påvirke videre utvikling av verktøyet. Dette har vært hovedårsakene.

Bruker minimalt med tid på brukeropplæring

– Kan du dele litt erfaringer om hvordan implementeringen og opplæringen har vært organisert, og hvilken feedback du får fra de ulike aktørene?

– Det er to separate løp for opplæring:

  1. Opplæring av vår egen beredskapsvakt (kalles vakthavende beredskapskoordinator). Opplæring i administrasjon av verktøyet, samt oppsett av de ulike vaktfunksjonene.
  2. Opplæring av vaktene som skal inn i kommunal kriseledelse.
    I Bergen har vi kontinuerlige vaktfunksjoner som skal tiltre kommunal kriseledelse med en responstid. De gis årlig en innføring i bruken av RAYVN som verktøy.

Alle får en enkel brukeropplæring der vi legger vekt på at de skal kunne åpne og lese en logg, respondere på varsler og administrere egne oppgaver. Brukeropplæring krever minimalt med tid. Én time er nok for at kommunal kriseledelse er i gang å bruke verktøyet.

Samvirke er i gang i løpet av sekunder og minutter

– Kan du beskrive håndteringen av lekkasjen i gasstanken i Bergen Havn?

– Siden vi hadde opprettet samvirkeavtale i RAYVN med Bergen Havn, er man i gang med samvirke gjennom RAYVN i løpet av sekunder og minutter. Straks vi inviterte Bergen Havn inn i vår hendelse, fikk vi en umiddelbar respons fra Bergen Havns operative ledelse.

Tidligere måtte vi ringe, forklare og gjøre videre avtaler med samtlige aktører. Det å kunne dele vår logg med Bergen Havn som en aktør, gir en helt annen dimensjon for både Bergen kommune sin kommunale kriseledelses situasjonsforståelse, men også Bergen Havn sin situasjonsforståelse. At Bergen Havn umiddelbart får vite hvilken informasjon og hvilke tiltak Bergen kommune iverksetter, gjør at de har et helt annet beslutningsgrunnlag for egen håndteringsevne.

Bergen, Vågen, Norway

Brukervennligheten og samvirkemodulen er avgjørende

– Hvis du skal trekke frem enkeltfunksjonaliteter i RAYVN som du ser på som svært nyttig, hva ville det vært for deres del?

– Samvirkemodulen er nyttig. Det kreves litt forarbeid fra vår side, og erfaringen er at hvis man allerede har etablert et samarbeid utenfor verktøyet, er det lettere å få til et samarbeid i verktøyet. Brukervennlighet for lavterskelbrukere, som kommunal kriseledelse, er avgjørende for oss.

– Dersom du skulle beskrive RAYVN med tre ord, hva ville det vært?

– Raskt i gang. Med det mener jeg at hvis man har gjort grunnarbeidet med å bygge opp strukturen riktig, i henhold til eget planverk, vil man for de enkelte brukerne og operatørene av verktøyet komme meget raskt i gang. Det synes jeg er verdifullt.

– Ved en aktuell hendelse, vil du bruke muligheten for videomøter i RAYVN for å få snakket sammen?

– Det er mest nyttig i forstadiet til en aktuell hendelse. Til nå er det blitt brukt når vakthavende beredskapskoordinator har behov for å sparre med meg og sin leder. Da har vi erfart at det er nyttig å gjøre det i RAYVN, før det eventuelt varsles videre eller gis noen anbefalinger til kommunens ledelse.

– Før dere tok i bruk RAYVN, hvordan kommuniserte dere med de ulike aktørene?

– Det var telefon, e-post og i noen tilfeller innkalling til fysisk møte. Vi har fortsatt fysiske møter, uavhengig av verktøy, dersom det er nødvendig.

Your 7-day RAYVN free trial!

Test RAYVN and all its features in your organization

Simple sign-up process. You will not need to enter a credit card to sign-up for the trial.

Our support team is here to help you if you have any questions.

I want a trial
Image