Da Trygghetshuset i Bergen implementerte døgnåpen drift, ble det umiddelbart klart at de ville trenge bedre kommunikasjon mellom de ulike teamene og forbedret kontinuerlig logging og håndtering av kritiske hendelser i kommunen. Men det ble også tydelig at de ville trenge en intuitiv og brukervennlig programvareløsning for å hjelpe dem med å forberede seg på og håndtere kritiske hendelser. Teamene fant alt dette (og mer) i RAYVN løsning.

Hvis jeg skulle beskrive RAYVN Løsningen, med tre ord, ville det være: en rask start. Tiden som kreves for å lære opp brukerne er minimal. Faktisk har vi funnet ut at én time er nok opplæringstid for at det kommunale krisehåndteringsteamet skal begynne å bruke løsningen aktivt.

Rune Bratland

Statsdirektør for House of Public Safety
Leder for beredskap, Bergen kommune

Raske fakta: Huset for offentlig sikkerhet

Rune Bratland er statsdirektør for Huset for offentlig sikkerhet . Han leder beredskapsteamene i Bergen kommune og er ansvarlig for å sikre beredskap i samsvar med lover og forskrifter på tvers av alle de ulike sikkerhetsetatene og -enhetene i kommunen. Dette innebærer å lage og vedlikeholde en beredskapsplan som er i tråd med Bergen kommunes overordnede plan. På et taktisk nivå betyr det også å fokusere på å gjennomføre øvelser eller øvelser med teamet og velge og bruke de beste løsningene for kritisk hendelseshåndtering.

RAYVN har snakket med Bratland om hvorfor de valgte RAYVN og deres erfaringer med RAYVN løsning så langt.

– Hvordan bruker Huset for offentlig sikkerhet RAYVN løsning?

Fra samarbeidssenteret i Huset for offentlig sikkerhet
Foto: Eivind Senneseth

– Da vi startet døgndrift i 2021, var det avgjørende for oss å ha et system som er egnet for kontinuerlig logging, for eksempel én uke av gangen. Samtidig trenger vi som kommunal krisehåndtering en krisehåndteringsløsning som er enkel for alle å forstå og bruke.

Vi har åtte ansatte som alle bruker RAYVN på rotasjonsbasis. Funksjonaliteten i RAYVN Løsningen bidrar til den mest konsistente og omfattende loggingen som mulig.

– Hva er hovedgrunnene til å velge RAYVN ?

– Alle systemer vi tok i bruk måtte være brukervennlige og ha enkel logging. Det er viktig at de ulike rollene i kommunal krisehåndtering kan bruke en felles løsning for å motta varsler, dele informasjon og tildele og administrere oppgaver. RAYVN Løsningen hadde disse elementene og passet oss godt. Dessuten måtte det være enkelt å følge en tråd og skille mellom en hendelse i loggen og en hendelse med sin egen logg. Til slutt er det en ekstra fordel at vi kunne påvirke den funksjonelle utviklingen av løsningen med RAYVN teknisk team.

Minimering av brukeropplæring og brukervennlighet

– Kan du dele noen erfaringer om hvordan implementering og opplæring har blitt organisert, og hvilke tilbakemeldinger du får fra de ulike teamene?

– Jada, for oss er det to hovedkurs:

Den første opplæringen er rettet mot vakthavende beredskapskoordinator, som inkluderer opplæring i administrasjon av verktøyet og oppsett av de ulike sikkerhetsfunksjonene.
Det andre kurset innebærer opplæring av sikkerhetspersonell som skal bli en del av kommunal krisehåndtering. I Bergen vil beredskapspersonell og team rykke ut til kritiske hendelser i kommunen innenfor en fastsatt tidsramme. Disse teamene får også årlig opplæring i bruk av RAYVN løsning.

Alle får enkel brukeropplæring der vi vektlegger at de skal kunne reagere på en hendelse ved å starte en logg, svare på varsler og administrere sine egne oppgaver. Tiden som kreves for å lære opp brukere er minimal. Vi har funnet ut at én time er nok opplæringstid for at det kommunale krisehåndteringsteamet aktivt skal kunne begynne å bruke løsningen.

Samarbeide med andre team i løpet av sekunder og minutter

– Kan du beskrive hvordan du håndterte episoden der en bensintank lakk i Bergen havn?

– Siden vi hadde inngått en samarbeidsavtale i RAYVN løsning med Bergen havn, kan vi samarbeide om denne kritiske hendelsen i løpet av sekunder og minutter. RAYVN , inviterte Bergen Havn oss til å delta i deres kritiske respons. Vi fikk deretter et umiddelbart svar fra Bergen Havns operative team, og vi kunne utveksle og dele informasjon og oppdateringer på tvers av teamet.

Tidligere, uten en løsning som RAYVN , ble lagene tvunget til å ringe hverandre, forklare på telefonen og deretter bli enige om å samarbeide. Med RAYVN , kunne vi dele hendelsesloggen vår med Bergen Havn-teamet. Dette gir en helt annen dimensjon av samarbeid og forståelse for begge team. Det at Bergen Havn umiddelbart får en oppdatering om våre responstaktikker og tiltak som skal iverksettes, betyr at de har et helt annet beslutningsgrunnlag for sin egen håndteringskapasitet.

Bakgrunn: Gasslekkasjekrise i Bergen havn

Brukervennlighet og samvirke modulen er avgjørende

– Kan du fremheve noen av de mest verdifulle funksjonene ved RAYVN løsning?

– Samarbeidsmodulen er veldig nyttig. Praktisk sett, hvis du allerede har etablert en samvirke med en partner eller interessent i virkeligheten, dvs. hvis du allerede har et forhold, så har vi erfart at det er lettere å oppnå samvirke innenfor RAYVN løsning. Brukervennlighet for lavterskelbrukere, som for eksempel kommunal krisehåndtering, er også avgjørende for oss.

– Benytter dere muligheten for videomøter under et pågående arrangement? RAYVN løsning?

– Videomøter er mest nyttige i oppkjøringen til en hendelse. Frem til nå har videomøter blitt brukt når vakthavende beredskapskoordinator har behov for å diskutere saker med sin leder og meg. Vår erfaring er at det er nyttig å gjøre det i RAYVN løsning før ytterligere varsling eller anbefalinger gis til kommunens ledelse.

– Hvordan kommuniserte dere med de ulike innsatsteamene før dere implementerte RAYVN løsning?

– Per telefon, e-post og i noen tilfeller innkalling til fysisk møte. Vi har fortsatt fysiske møter, uavhengig av verktøy, om nødvendig.