"Hvordan er Sira-Kvina organisert for øyeblikket?

Fire selskaper eier Sira-Kvina: Lyse Produksjon AS, Statkraft, Skagerak Kraft AS og Agder Energi Produksjon AS. I tillegg til normal drift og vedlikehold i organisasjonen er det mye prosjektaktivitet, renoveringer og oppgraderinger av dammer, anlegg og fasiliteter.

"Med tanke på situasjonen i Europa, har dere opplevd noen nye utfordringer, scenarier eller typer hendelser? Har det skjedd en endring i fokus?

Det har det faktisk gjort. Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) har sterkt fokus på situasjonen i Ukraina. Vi merker at det er vanskeligere å få tak i materialer, deler og reservedeler, at prisene har økt og at leveringstidene er lengre. NVE har bedt oss om å være ekstra årvåkne.

Sira-Kvina har brukt RAYVN en stund nå. Hvorfor har du identifisert et behov for RAYVN?

Jeg er også loggfører i nødsituasjoner, og tidligere brukte vi et regneark for å føre logg. Det var veldig statisk og vanskelig å legge inn data, og det var behov for en bedre sorteringsfunksjon. Under en hendelse som varte i en lengre periode, innså jeg at papirene, skjemaene og regnearkene ikke fungerte.

Dette opplevde vi også etter flommen i 2017, en situasjon som varte i flere dager. Informasjon ble lagt inn i forskjellige logger, noe som gjorde det utfordrende å koordinere og få en felles situasjonsforståelse.

"Var det noen spesifikke områder du ønsket å forbedre?".

Det nye systemet trengte en funksjon for logging og et enklere varslingssystem. Vi innførte en Proactive-metodikk for noen år siden, og disse arkene henger i beredskapsrommet. Vi ønsket å bruke dem digitalt. Det viktigste og største behovet for forbedring var knyttet til loggføring - etterfulgt av en bedre måte å varsle og mobilisere på.

Hvordan har det vært å implementere RAYVN i organisasjonen?

Det har vært enkelt å implementere, men vi burde ha brukt mer tid på intern opplæring og regelmessig bruk. Jeg bruker verktøyet mye før øvelser, men jeg føler ikke at jeg bruker det ofte nok.

Da vi gjennomførte den siste øvelsen, fungerte det bra å bruke RAYVN på mobiltelefonen, sende varsler og skrive ut oppgaver. Men uansett om man bruker whiteboard eller RAYVN, krever den proaktive bemanningsmetoden øvelse og disiplin. RAYVN har vært raske til å hjelpe oss med spørsmål vi har hatt.

"Etter å ha opplevd droneaktivitet og gått gjennom en pandemi, er det noen fellesnevnere når man håndterer slike situasjoner?

Under pandemien hadde vi møter flere ganger i uken. Totalt hadde vi over 100 møter med beredskapspersonellet i den perioden. Jeg førte referat fra møtene og distribuerte dem etter hvert møte.

Da vi begynte å bruke RAYVN, opprettet jeg en hendelse som jeg kalte "Covid", og så registrerte vi statusmøtene, referatene og handlingspunktene i RAYVN. Vi brukte verktøyet regelmessig, og det fungerte veldig bra. Det fungerte veldig bra å holde Teams-møter i RAYVN mens vi jobbet hjemmefra under pandemien.

Alle hadde tilgang til skjermen og kunne se poengene som ble skrevet ned. Funksjonen som gir deg tilgang til referatet i etterkant er også veldig bra.

"Hvordan finner du varslingsfunksjonen i RAYVN?

Å sende varsler fungerer veldig bra. Alternativet ville vært å ringe eller sende en SMS til alle, og da ville jeg kanskje ikke nådd alle like raskt. Nå får alle et push-varsel, og en talemelding fra RAYVN forteller dem at det er noe de må prioritere.

Ved en hendelse nylig brukte jeg varslingsfunksjonen til å sende meldingen "for informasjon, uten mobilisering" - en veldig praktisk funksjon. Jeg kunne sende varsler om situasjonen til alle som trengte å vite om den, og de ville vite hvilke tiltak de skulle iverksette og eventuelt forberede seg på mobilisering. En annen nyttig funksjon er at de som blir varslet, kan bekrefte at de har mottatt meldingen.

"Dere brukte RAYVN i en øvelse i desember. Har dere observert noen klare forbedringer fra øvelser dere hadde før dere tok i bruk en digital plattform i organisasjonen?

Å kunne opprette og kvittere ut oppgaver er en klar forbedring. Folk trenger ikke å sitte i beredskapsrommet, men kan sitte et annet sted, holde oversikt over loggen og motta oppgaver. Det er en veldig praktisk funksjon å ha. Det er også nyttig å samle logger og hendelser, og det er mulig å opprette parallelle hendelser.

"Har du økt treningsfrekvensen etter at du introduserte RAYVN, eller ligger den på samme nivå?

Det er på samme nivå. NVE har spurt om øvelser når de har vært her på tilsyn. Øvelser må være basert på prioritet og viktighet. Vi må vurdere dagens trusselbilde og basere øvelser på det.

"Avslutningsvis, er det noe du vil legge til om produktet eller ditt forhold til RAYVN?".

RAYVN fungerer godt for oss. Det er en bred plattform som er enkel å bruke. Den er også rimelig i pris. Det har vært enkelt å få hjelp når vi har hatt spørsmål", sier Gunhild Fundal, HMS- og kvalitetsrådgiver og beredskapskoordinator i Sira-Kvina.

Til slutt vil jeg nevne at vi brukte RAYN under en nødsituasjon nylig. Til tross for at jeg og min stedfortreder var fraværende, kunne andre medlemmer av beredskapsteamet uten problemer overta vårt ansvar og håndtere hendelsen på RAYVN.