I møte med naturkatastrofer, cyberhendelser og globale kriser er lokalsamfunn i dag under økende press for å styrke beredskapen. Takket være RAYVN's brukervennlige løsning for håndtering av kritiske hendelser kan lokalsamfunn over hele Norge nå samordne og koordinere sine lokale planer og prosedyrer for hendelseshåndtering med regionale og nasjonale myndigheter, slik at de kan levere riktig respons i enhver situasjon.

For Tromsø kommune gir løsningen RAYVN mange fordeler for en bedre beredskap, spesielt fordi den er enkel å lære opp brukere i, støtter geokartlegging og muliggjør detaljert håndtering av delhendelser og rapportering. Les videre for å lære mer om erfaringer fra Kent Vegard Evjen, beredskapskonsulent, og Maria Karlsen, beredskapsrådgiver, fra seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap i Tromsø kommune.  

Sommeren 2023 rullet Tromsø kommune ut løsningen RAYVN på under en måned, inkludert implementering av programvaren og opplæring av rundt 100 brukere. For Kent Vegard Evjen var implementeringen og opplæringen enkel, blant annet fordi løsningen i seg selv er intuitiv. "RAYVN er enkel å navigere i og bruke, selv for personer med begrenset teknisk kompetanse", sier Evjen. "Et intuitivt system er avgjørende for teamet vårt, slik at vi effektivt kan kommunisere, samarbeide og håndtere oppgaver i kritiske situasjoner. Løsningen er faktisk så brukervennlig at teamene har brukt mindre tid på opplæring enn opprinnelig anslått": Evjen budsjetterte med 500 timer til implementeringen, men i virkeligheten tok det bare 27 timer. Tidsbesparelsene og produktivitetsgevinstene for alle involverte har allerede vært betydelige.

Øvelser er en viktig del av beredskapsarbeidet, ettersom de setter retningslinjer, rutiner, roller og ansvarsområder på prøve. "Øvelsene har gitt oss mulighet til å teste kriseberedskapen vår og identifisere forbedringsområder", sier Evjen. "Ved å samarbeide om å løse scenarier forbedrer vi beredskapen vår og sikrer at vi er klare til å håndtere eventuelle fremtidige hendelser. Deltakelse i en rekke øvelser og driller har hjulpet teamet med å forberede seg på å håndtere virkelige hendelser med større selvtillit".

Ifølge Maria Karlsen er RAYVN spekket med funksjoner som gjør det enklere å håndtere viktige hendelser, for eksempel muligheten for å bruke RAYVN på en mobil enhet, samvirkefunksjonaliteten for samvirke med eksterne aktører og mulighetene for geo-posisjonering. "Jeg liker spesielt godt kartfunksjonen og muligheten til å legge til delhendelser", sier Karlsen. "Det gjør det mye enklere å få oversikt over situasjonen. Jeg synes også det er flott at vi enkelt kan dele kart og annen informasjon med andre kommuner og Statsforvalteren.

Geo-posisjonering er et viktig punkt for henne, siden det gjør det mulig for beredskapsorganisasjonen å visualisere situasjonen umiddelbart og raskt identifisere områder som kan bli påvirket. Kartfunksjonen er spesielt nyttig for team som jobber spredt, fordi den gir teamet all den informasjonen de trenger for å allokere riktig personell og ressurser. "Kartfunksjonen er uvurderlig for å kunne reagere på hendelser i sanntid", oppsummerer Evjen, "fordi den gir en klar oversikt over situasjonen og hjelper oss med å prioritere tiltakene våre.

For Tromsø kommune har RAYVN allerede bidratt til å forbedre beredskapen. Fremover er interkommunalt samarbeid en strategisk prioritet, fordi evnen til å samvirke er avgjørende for å håndtere hendelser med regionale og nasjonale konsekvenser. Eksternt vil partnerorganisasjoner, for eksempel frivillige organisasjoner, bli invitert til å bruke RAYVN.

Integrasjon er et annet viktig aspekt ved RAYVN som vil komme alle til gode. Muligheten til enkelt å utnytte informasjon, for eksempel fra Vegvesenet og værrelaterte hendelser, vil føre til ytterligere effektivisering.

For i dag og i morgen tilbyr RAYVN en en rekke fordeler, blant annet:

• et brukervennlig og intuitivt grensesnitt som er enkelt å lære og navigere i, noe som gjør det raskt å ta i bruk og øke produktiviteten.
• integrerte kart, delhendelser og samvirkeverktøy for å strømlinjeforme håndteringen av kritiske hendelser og øke den generelle effektiviteten.
• støtte for sanntidskommunikasjon og -koordinering mellom kommuner under hendelser, noe som fremmer sømløst samarbeid og respons.
• en mobilapp som gir enkel tilgang til funksjonene på RAYVN uansett hvor du befinner deg, noe som sikrer uavbrutt tilgang og informasjonsdeling.
• rapporteringsfunksjoner som gjør det enkelt å dokumentere hendelser, dele informasjon raskt og lage tilpassede rapporter som grunnlag for effektiv evaluering og gjennomgang i etterkant av hendelser.

Med RAYVN s brukervennlige grensesnitt, lokasjonsbaserte funksjoner og evne til å legge til rette for samvirke, er Tromsø kommune nå klar til å håndtere krisesituasjoner mer effektivt. Etter hvert som kommunen fortsetter å rulle ut RAYVN til andre avdelinger og virksomheter, er de sikre på at systemet vil styrke krisehåndteringskapasiteten ytterligere for å sikre innbyggernes og samfunnets sikkerhet og motstandskraft.