University Air Center (UAC) betjener Gainesville Regional Airport, der det tilbyr flyselskapstjenester, driver en flyskole og bidrar til å redde liv gjennom tidskritisk medisinsk transport.

Da Pam Landis, sikkerhetssjef og leder for flyskolen, begynte i UAC, hadde de et manuelt system for sikkerhet og beredskap. "Det besto i stor grad av permer med dokumenter som var utilgjengelige for de som var ute i felten, og det var ikke spesielt godt organisert", sier Landis.   

På grunn av virksomhetens tidskritiske, desentralisert og komplekse natur bestemte UAC seg for å erstatte det utdaterte manuelle systemet for  håndtering av kritiske hendelser.

Ifølge Landis var målet å "skape en proaktiv sikkerhetskultur" på tvers av de mange virksomhetsområdene, inkludert flyskolen, chartertjenester, drivstofftjenester for Delta og American Airlines, flight handling, mekanisk vedlikehold av fly og tidskritisk medisinsk transport av menneskelige organer og blodprodukter.

"Vi trengte en kostnadseffektiv, digital beredskapsløsning som kunne støtte våre tidskritiske tjenester døgnet rundt", sier Landis.

University Air Center valgte RAYVN for å levere en sømløs sanntidsløsning for fullt koordinert beredskap, sikkerhet og håndtering av kritiske hendelser.

I dag bruker et team på 35 personer, inkludert teamledere, vedlikeholdsteamet og piloter, RAYVN til å utføre sine oppgaver:

• digitalisere beredskapen
• loggføre, løse og rapportere om sikkerhetsrelaterte hendelser på arbeidsplassen.
• koordinere medisinsk transport med eksterne partnere
• respondere på kritiske hendelser ved hjelp av umiddelbare varsler, sanntidsoppdateringer og verktøy som gjør det enkelt å mobilisere personell og ressurser
• opprettholde sikkerhetsstandardene for alle flyplasstjenester som UAC leverer

Øyeblikkelig kommunikasjon, sømløs samhandling og enkle logg- og rapporteringsfunksjoner gjør det enkelt for UAC å håndtere kritiske hendelser, oppfylle tidskritiske mål og skape et trygt miljø for alle på flyplassen.

For å støtte akutt og løpende medisinsk behandling håndterer University Air Center 14-16 organtransporter i uken, i tillegg til daglige blodleveranser. 

Et delegert teamarbeid er nødvendig for å håndtere transporten. Piloten og andrepiloten koordinerer arbeidet med transplantasjonsteamet, som består av en kirurg og en eller to teknikere. Noen ganger kan en stipendiat, assistentlege eller medisinstudent være med i teamet.

Tidsvinduet for organdonasjon er begrenset, slik at det bare går noen timer mellom uttaket fra den avdøde donoren og leveringen til pasienten på operasjonsbordet. Nedenfor vises noen av de typiske tidsvinduene:

• Hjerte: 2-4 timer
• Lunge(r): 4-6 timer
• Lever: 6-8 timer
• Blodprodukter har større fleksibilitet når det gjelder tidspunkt.

På grunn av denne stramme tidsrammen er det vanligvis bare to timer til selve flyvningen. 

Organisering, koordinering og sanntidskommunikasjon er nøkkelen til en vellykket transport - spesielt hvis det oppstår problemer i forbindelse med flyvningen. Med den umiddelbare varslingen gjennom RAYVN, sammen med logg- og samvirkefunksjonalitet kan alle jobbe sømløst sammen. 

"Medisinsk transport er tidskritisk og haster. Liv står på spill", sier Landis. "Vi er svært imponert over RAYVN , som representerer en løsning for oss for å kunne redde liv.

Sikkerhet på flyplassen er avgjørende for alle. Hver dag kan det oppstå mange typer hendelser, alt fra hverdagslige sikkerhetshendelser på arbeidsplassen til kritiske hendelser som truer virksomhetens kontinuitet. 

Eksempler på dette er:

• Ulykker eller sikkerhetshendelser på arbeidsplassen
• Skader
• Utslipp av kjemikalier
• Cyberangrep
• Værrelaterte trusler, som for eksempel orkaner eller jordskred
• Mekaniske feil/ulykker på flyet

"Med RAYVN kan vi varsle alle i teamet og beredskapsnettverket vårt på et øyeblikk og enkelt koordinere en effektiv respons", sier Landis.

RAYVN hjalp UAC med å avverge en potensiell katastrofe da et fly tok fyr. Et vitne på flyplassen så brannen og tok en video av den. Videoen ble lastet opp til RAYVN for å opprette en logg og varsle alle om situasjonen umiddelbart. 

UAC-personell, nødetater og flyplassansatte mobiliserte raskt for å levere en fullstendig koordinert respons.

• Varsling til nødetataer ble gjennomført.
• Kontrolltårnet kunne rydde rullebanen og omdirigere andre fly for å prioritere nødlanding av det brennende flyet.
• Bakkepersonalet var raskt på plass for å møte flyet ved ankomst. Med 13 brannslukningsapparater klarte de å slukke brannen.
• Passasjerene ble evakuert i god behold.

Selve flyet ble ødelagt av brannen, men takket være RAYVNs evne til å levere en fullstendig koordinert respons i sanntid, kom alle passasjerene seg ut i god behold uten skader. 

Ingen liv gikk tapt.  

UAC håndterer alle flyvninger og tilbyr en rekke flyplasstjenester, blant annet tanking for Delta og American Airlines. Evnen til å koordinere tiltak i en krisesituasjon avhenger av at man har den rette løsningen for håndtering av kritiske hendelser på plass.

For å sikre beredskapen gjennomfører UAC halvårlige øvelser internt, og en årlig øvelse for hele flyplassen. Den årlige øvelsen er omfattende og involverer 150-200 deltakere, inkludert lokale studenter som spiller rollene som skadde passasjerer eller personell. 

Flyplassansatte og UAC-personell demonstrerer sin evne til å koordinere kommunikasjon og tiltak for å håndtere et bredt spekter av scenarier med kritiske hendelser, inkludert brann, medisinske nødsituasjoner, flyhendelser, stormer og så videre. Beredskapspersonell samt ulike forsyninger og typer utstyr er involvert i scenarieløsningen.  

"Med RAYVN er det enkelt å ha god beredskap", sier Landis. "Det kreves svært lite trening for å sikre at alle kan bidra til å løse hendelser - og den årlige øvelsen har vist seg å være en populær måte å teste alles beredskap på.

Da Landis tiltrådte som sikkerhetssjef, tok hun initiativ til å endre en i stor grad reaktiv tilnærming til beredskap ved å ta til orde for et system for håndtering av kritiske hendelser som ville fremme større årvåkenhet og deltakelse - fordi sikkerhet angår alle.

I dag går Landis jevnlig gjennom en ulike rutinemessige sjekker og tar bilder eller korte videoer av inspeksjonen underveis. Disse digitale bildene kan umiddelbart lastes opp på RAYVN for å opprette hendelseslogger ved behov eller kjøre rapporter for å bekrefte at alt er i orden. Hvis det for eksempel står en stige der den ikke skal stå, det har vært søl eller det oppstår andre problemer, åpner Landis en logg, slik at hun kan iverksette nødvendige tiltak eller reparasjoner for å løse problemet.

Hendelseslogger er verdifulle fordi de skaper bevissthet og bidrar til å sikre at enhver hendelse blir håndtert og lukket når den er ferdig. Dette er spesielt nyttig i forbindelse med reparasjoner som kan ta lengre tid og kreve en viss prosjektstyring.

Fordi RAYVN er så enkel å bruke - nå kan hvem som helst i UAC rapportere sikkerhetshendelser og iverksette tiltak ved behov, noe som er avgjørende fordi virksomheten er i drift 24/7. 

RAYVNs mobilapp sikrer enkel tilgang for mobile team.

I dag har University Air Center nådd målet om å skape en proaktiv sikkerhetskultur i hele organisasjonen. Ifølge Pam Landis har RAYVN overgått forventningene våre. Det er en fantastisk løsning som gjør det mulig for oss å ha en god fundamentert tilnærming til sikkerhet, beredskap og håndtering av tidskritiske hendelser.

Tidligere lå det manuelle systemet på et sentralt sted, noe som gjorde det vanskelig å koordinere tiltak med teammedlemmer, partnere, beredskapspersonell og andre som jobbet i felten eller i luften. 

"Tidligere var vår tilnærming i stor grad reaktiv, begrensede muligheter for samvirke, og årlige sikkerhetskontroller", sier Landis. "Når en hendelse inntraff, måtte UAC-teamet finne frem permer, konsultere dokumenter og ta telefoner - det var tidkrevende og ikke spesielt godt organisert.

I dag har University Air Center med RAYVN funnet en løsning for håndtering av kritiske hendelser som støtter sikkerheten på arbeidsplassen og gjør det mulig å reagere i sanntid på enhver hendelse. 

Med RAYVN kan UAC: 

• bidra til å redde liv
• avverge en katastrofe
• holde flyene i luften
• drive flyskolen på en sikker måte og
• opprettholde sikkerheten på flyplassen.

De rette personene blir informert til rett tid for å opprettholde kontinuiteten i virksomheten og minimere virkningen av hendelsen. 

Og hvorfor er dette viktig? "Vår oppgave ved University Air Center er å bidra til å redde liv", sier Pam Landis. "Med RAYVN er vi sikre på at vi kan oppfylle oppdraget vårt.