De første fem minuttene av enhver krise – Golden Five – kan sette kursen for suksess eller fiasko. Hvis teamet ditt ikke handler synkronisert med de riktige prioriteringene i dette kritiske vinduet, taper du allerede terreng. Du og lagene dine må være forberedt på å dra nytte av Golden Five. Men mange beredskapsplaner lykkes ikke på grunn av noen vanlige antakelser:

• Ikke ta imot nye teammedlemmer: De er nye, men de kan være en virkelig verdifull ressurs i en kritisk situasjon. Få dem i gang med klare handlingsoppgaver slik at de kan bidra effektivt fra dag én.
• Lagene vet nøyaktig hvor planen er: Realiteten – det gjør de ikke. Altfor ofte lagres beredskapsplaner på steder som er vanskelig tilgjengelige, krever spesielle tillatelser eller rett og slett blir glemt. Når en krise inntreffer, er det siste du ønsker at teamet ditt prøver å finne et dokument i stedet for å svare på situasjonen.
• Enkeltpersoner kan raskt finne den rette delen: Har du noen gang prøvd å finne en enkelt side under press? Lykke til. Analoge beredskapsplaner har en tendens til å være lange, komplekse og vanskelige å navigere. Selv om noen finner dokumentet, sløser det med å bla gjennom dusinvis av sider for å finne relevante instruksjoner verdifull tid som bør brukes på utførelse.
• Responsteam har memorert oppgavene sine: Realiteten – de har ikke. Ansatte husker ikke kriseresponsplaner – de har jobber å gjøre. Å forvente at de skal huske spesifikke trinn i en situasjon med høy stress er urealistisk. Uten klare instruksjoner i sanntid, tar forvirringen overhånd, og kritiske trinn går glipp av.
• Kan manuelt tildele prioriterte handlinger: Noe som fører til forvirring og bortkastet tid. I en krise må teammedlemmer handle umiddelbart. Men uten tydelig ledelse og automatisk oppgavedelegering, ender de opp med å vente på instruksjoner, duplisere innsats eller anta at noen andre håndterer nøkkelhandlinger. Denne forsinkelsen kan bety forskjellen mellom å begrense en krise og å la den eskalere.

En beredskapsplan skal være et operativt verktøy, ikke bare et dokument som samler støv. Det må drive handling umiddelbart.

Digitalisering er nøkkelen

Mitt råd er å se etter en digital løsning for beredskapsplanen din. Som et minimum trenger du en løsning som støtter følgende:

• Øyeblikkelig mobilisering: Forhåndsdefinerte scenarier utløser umiddelbare varsler og handlingsoppdrag. De rette personene blir varslet og klare i løpet av sekunder.
• Live Task Coordination: Du trenger ikke å gå gjennom en plan – hvert teammedlem får klare, prioriterte oppgaver basert på sanntidsoppdateringer.
• Sentralisert kommunikasjon: Ikke mer sjonglering av e-poster, tekstmeldinger og anrop. Du trenger én enhetlig krisekommunikasjonsplattform, som sikrer én enkelt kilde til sannhet.
• Automatisert dokumentasjon: Hver beslutning og handling logges umiddelbart, så rapportering skjer i sanntid – ikke i etterkant.

Hvis du leter etter litt mer innsikt i digitalisering, sjekk ut vårt on-demand webinar Forenkle hendelseshåndtering for å spare tid, penger og liv . Dette webinaret utforsker hvordan RAYVN brukervennlige løsning kan hjelpe enhver organisasjon med å planlegge, forberede, svare, gjenopprette og vurdere og tilpasse med større effektivitet.