Nylig møtte jeg en HMS-direktør i luftfartssektoren for vår faste oppfølging i implementeringsfasen. Han brukte løsningen til å oversette sine beredskapsplaner til praktiske prosesser og protokoller.

‘Caleb,’ sa han, ‘I arbeidet med RAYVN i den innledende oppstartsfasen har vi måttet gjennomgå og oppdatere alle handlingsplanene.’

«Det høres ut som litt av en jobb,» sa jeg. «Hvordan har det gått?»  

‘Vi har lagt merke til at omtrent 15 % av trinnene i våre handlingsplaner utelukkende var dedikert til å varsle enkeltpersoner eller team,’ sa direktøren.

‘Så, ved å jobbe med RAYVN, har dere klart å redusere 15 % av de totale handlingsplanene deres?’

Da han nikket, lot jeg den innsikten synke inn.

Før RAYVN var femten prosent av dette selskapets nøye utformede beredskapsprosedyrer, selve trinnene som var designet for å sikre sikkerhet og minimere innvirkning, fokusert utelukkende på mekanikken i å få ut ordet. Dette involverte manuelle telefonsamtaler, kaskader av tekstmeldinger og den ofte engstelige ventingen på å bekrefte at de rette personene hadde mottatt riktig informasjon.

Og her er smerteterskelen.Når et team må jobbe seg gjennom en sjekkliste over hvem de skal ringe, sende e-post til og kontakte, går dyrebar tid tapt. I mellomtiden øker risikoen for hver forsinkelse. Bortkastede minutter, til og med sekunder, kan ha negativ innvirkning på effektiviteten av responsen, forsterke negative konsekvenser, forsinke gjenoppretting og forstyrre forretningskontinuiteten.  

Samtalen fikk meg til å revurdere verdien og kraften i automatiske varsler, og se hvordan en liten fordel kan utgjøre hele forskjellen.

Ringvirkningen: Reager raskere, kom deg raskere.

Evnen til å mobilisere hele beredskapsorganisasjonen mer effektivt gir mange fordeler. Jeg vil derfor oppsummere dem kort her... Spoiler-varsel: dette er den salgsfremmende delen av denne artikkelen. 

Her er fem måter automatiske varsler kan forbedre hendelseshåndteringen:

• Raskere aktivering: Responsprotokoller kan startes uten forsinkelsen som manuelle varslingsprosesser medfører.
• Redusert risiko for menneskelige feil: Automatisering eliminerer risikoen for tapte kontakter eller feilaktig informasjon som spres.
• Forbedret situasjonsforståelse: Sanntidssporing av varslingslevering gir et klarere bilde av hvem som er klar over situasjonen og engasjert.
• Mer effektiv respons: Med bedre teammobilisering kan teamet ditt fokusere sin verdifulle tid og ekspertise på å utføre beredskapsplanen.
• Økt effektivitet: Hele hendelseshåndteringsprosessen blir mer strømlinjeformet og koordinert.

Med automatiske varsler kan enhver organisasjon reagere raskere, mer nøyaktig og med større sikkerhet, noe som til syvende og sist fører til mer effektiv håndtering av kritiske hendelser.

Så her er min utfordring til din organisasjon: Hvor raskt kan du mobilisere teamet ditt når en kritisk hendelse inntreffer?

Dersom du ikke allerede bruker automatiske varsler, bør du vurdere hvordan en verdifull besparelse på 15 % av tid og energi kan reinvesteres der det virkelig betyr noe: sikkerheten til dine ansatte samt kontinuiteten i driften.