Krisehåndtering og arkivering koblet sammen: integrasjonen mellom RAYVN og Documaster

Vi er glade for å kunne presentere den nye integrasjonen mellom RAYVN og Documaster , en av Norges ledende arkiveringsløsninger. Denne spesifikke integrasjonen er utviklet for å møte de strenge «Noark»-standardene for våre norske offentlige kunder.

Utfordringen: kaos mot etterlevelse

Historisk sett har arkivering av krisedokumentasjon vært et manuelt og tidkrevende arbeid. Beredskapsledere måtte ofte ty til flate PDF-eksporter. Da blir dataene vanskelige å søke i, og de går lett tapt når systemer byttes ut.

Sammen med Documaster har RAYVN lagt arkiveringen rett inn i arbeidsflyten, slik at den skjer automatisk.

Hvorfor dette er viktig

For våre norske kunder sikrer denne integrasjonen samsvar med Noark-standarden (den norske standarden for digital dokumentasjonsforvaltning) uten å legge til administrative kostnader. For våre internasjonale kunder demonstrerer dette RAYVN evne til å sende rike, strukturerte data – logger, bilder og beslutninger – inn i eksterne systemer, og dermed sikre at din «ene kilde til sannhet» bevares akkurat der du trenger den.

Viktige fordeler

• Berøringsfri automatisering: Slutt på manuell eksport. Data flyter automatisk fra RAYVN til arkivet hver 24. time (eller kan aktiveres manuelt).
• Full dataintegritet: Det er ikke bare tekst. Integrasjonen fanger opp hele konteksten til en hendelse, inkludert systemmeldinger, bilder fra mobilappen, kartbilder og møtereferater.
• Søkbar og strukturert: I stedet for en statisk fil lagres dataene som strukturerte poster (journalposter og vanlige registreringer), noe som gjør det enkelt å hente spesifikke detaljer eller håndtere forespørsler om offentlig tilgang senere.
• Sentralisering: Oppbevar krisedokumentasjonen din i samme sentraliserte arkiv som andre organisasjonsdata, og bryt ned informasjonssiloer.

Slik fungerer det

Integrasjonen skal være usynlig for brukeren mens krisen håndteres.

1. Under hendelsen: Du bruker RAYVN som normalt – logger hendelser, deler kart og koordinerer team.
2. Etter hendelsen: Når en logg er lukket, forbereder systemet den for overføring.
3. Overføringen: Dataene synkroniseres automatisk med Documaster om natten. Hvis du trenger dem tidligere, kan en administrator ganske enkelt klikke på den nye knappen «Arkivlogg» i RAYVN -arkivvisningen.

Slik kommer du i gang (for Documaster-brukere)

Hvis du er en norsk kommune eller virksomhet som bruker Documaster, er det enkelt å sette opp dette. Ta en titt på denne hjelpesenterartikkelen Hvordan sette opp Documaster-integrasjon og arkivere logger ( Hvordan sette opp integrasjon mot Documaster i RAYVN ? ).