Kommunikasjon er en viktig del av håndteringen av kritiske hendelser. Det finnes en rekke kommunikasjonsverktøy som kan brukes til å hjelpe organisasjoner med å kommunisere og koordinere under en kritisk hendelse. Denne artikkelen tar for seg noen av kommunikasjonsverktøyene som kan hjelpe deg med å håndtere situasjonen.

E-post 

E-post er fortsatt et svært viktig kommunikasjonsverktøy for mange organisasjoner. Det er enkelt å bruke, og alle har tilgang til det. Under en kritisk hendelse vil det imidlertid være vanskelig å få e-post til å fungere så godt som nødvendig. E-post støtter ikke engasjement; den mangler den enkle brukeropplevelsen ved sosial deling, og så snart for mange mennesker blir med i en samtale, blir den raskt uoversiktlig. E-post vil mest sannsynlig ikke være et tilstrekkelig verktøy for å håndtere kritiske hendelser, ettersom det vil være praktisk talt umulig å koordinere hvem som gjør hva, hva som er det nåværende fokuset til det kritiske hendelseshåndteringsteamet, og så videre. Til slutt vil det også bli et skikkelig rot å prøve å skrive den endelige rapporten på grunnlag av et stort antall innkommende og utgående e-poster som har blitt sendt frem og tilbake mellom kriseteamets medlemmer.

Chatteverktøy og sosiale medieplattformer

Det finnes en rekke verktøy og sosiale medieplattformer som tilbyr chatte- og multikommunikasjonskanaler. For en liten krisegruppe kan denne typen verktøy fungere bra, men siden de ikke er laget for å håndtere kritiske hendelser, vil de raskt komme til kort hvis krisen eskalerer, hvis det oppstår en eller flere hendelser i den kritiske hendelsen osv. Disse verktøyene er laget for å kommunisere en-til-en eller til en gruppe, via deres generiske kommunikasjonsgrensesnitt. De er imidlertid ikke særlig nyttige i alle andre henseender når det gjelder å håndtere en kompleks situasjon. En enkel ting som å vedlikeholde en statusoversikt eller generere dokumentasjon og rapporter vil være like vanskelig på disse plattformene som med e-post.

Verktøy for videokonferanser

Videokonferanseverktøy er gode for å kommunisere raskt i sanntid og diskutere ideer. De er lett tilgjengelige, og mange er vant til å bruke dem. De mangler imidlertid viktige asynkrone funksjoner som er nødvendige i systemer for håndtering av kritiske hendelser. For eksempel må informasjon lagres i eksterne dokumenter når videokonferanser brukes, personer som ikke er til stede i videokonferansen må også oppdateres om det aktuelle fokuset osv. Et frittstående videokonferanseverktøy vil ikke være godt nok. Brukt sammen med andre verktøy kan det være svært nyttig for distribuerte kriseorganisasjoner.

Håndtering av kritiske hendelser

Disse systemene er utviklet spesielt for å gi best mulig verktøy for å håndtere alle typer kriser og kritiske hendelser. Til å begynne med er et verktøy for håndtering av kritiske hendelser forhåndsutfylt med beredskapsplaner, noe som gjør det svært raskt å varsle ledergruppene for kritiske hendelser på riktig måte via et flerkanalsrammeverk som benytter kommunikasjonsverktøy som SMS, e-post, push-varsler i apper og automatiske telefonsamtaler, slik verktøyet RAYVN gjør. RAYVN samler til og med automatisk inn svarene på hvem som kan delta og hvem som ikke kan delta, og visualiserer dette i en svært lettfattelig grafisk visning.

Programvare/apper for krisehåndtering vil også gi deg god kontroll over hvem som utfører en bestemt oppgave, hvordan oppgaven skal prioriteres, hvilken tidsfrist den har og så videre. Et godt verktøy for håndtering av kritiske hendelser vil også automatisk tidsstemple og spore alle handlinger, slik at det til slutt automatisk kan generere en fullstendig tidsstemplet rapport som viser hvordan teamet ditt håndterte den kritiske hendelsen og hvordan den utviklet seg.

Under kritiske hendelser vil ditt og teamets største problem være å ta gode beslutninger på grunn av manglende eller fragmentert informasjon. I tillegg vil beredskapsorganisasjonen jobbe under stort stress, og det blir viktigere enn noensinne at verktøyet du stoler på bare fungerer, og at det er så enkelt å bruke som mulig. Når det gjelder brukervennlighet i en kritisk hendelse, er det her RAYVN virkelig skinner i forhold til konkurrentene og de andre kommunikasjonsverktøyene.

Tabellen nedenfor viser hvordan RAYVN skiller seg fra andre kommunikasjonsverktøy når det gjelder håndtering av kritiske hendelser. Den store fordelen RAYVN gir deg i forhold til andre verktøy, er at det er bygget for å håndtere kritiske hendelser i et svært brukervennlig grensesnitt.

Funksjon	RAYVN	E-post	Chatteverktøy og sosiale medier	Videokonferanser
System for rask varsling	X	X	X
Varsler som bruker flere varslingskanaler samtidig	X
Fordeling av oppgaver	X	X	X	X
Overvåking av oppgavestatus	X
Sporbarhet	X		X
Automatisk generering av dokumentasjon og rapporter	X
Brukervennlig og intuitiv å bruke	X	X	X	X