Mange vurderinger og gjennomganger etter hendelser viser at kunnskap tilegnet under kriseøvelser var den beste måten å forberede team på å reagere effektivt på kritiske hendelser. Kriseøvelser som bordøvelser (TTX) bør engasjere team og interessenter i å håndtere og reagere på en simuleringsøvelse (SimEx) som simulerer en kritisk situasjon i virkeligheten. Slike øvelser har som mål å forbedre kunnskapen om responsplan(er), prosedyrer og praksis, og la medlemmene forbedre ytelsen sin og identifisere muligheter til å forbedre kapasiteten når en faktisk krise inntreffer.

Bordøvelse (TTX)

Som vi nevnte i en tidligere artikkel- Fem leksjoner å huske på når du planlegger krisehåndtering i 2022! En bordøvelse regnes som en ferdighetsbygger og vises som et viktig trinn i enhver kriseberedskap og gjenopprettingsplan. TTX-øvelsen har som mål å involvere relevante deltakere i håndteringen av et simulert hendelsesscenario og gi praktisk opplæring for å hjelpe deltakerne med å vurdere eksisterende planer og bygge gjenopprettingskompetanse.

Hvem bør delta i bordøvelser?

Til syvende og sist skal medlemmer av hendelsesresponsteamet, personell med roller i beredskapshåndtering og ansvarlig personell for forretningskontinuitet delta i bordøvelser. Mange organisasjoner gjennomfører imidlertid TTX i samarbeid med eksterne interessenter (f.eks. naboselskaper, forretningspartnere, forsikring, brannvesen, politi, forsyningsselskaper osv.) for å utvikle fruktbare scenarier. Vanligvis kan de presenteres som evaluatorer eller observatører for å fremheve positive tiltak som er iverksatt under scenariet og områder for forbedring.

Hvor lang tid tar en bordøvelse?

Varigheten av TTX avhenger av det aktuelle scenarioet, antall deltakere som er involvert, og de ønskede målene og resultatene. Vanligvis kan TTX vare opptil 2–4 timer; det er imidlertid vanlig at store selskaper gjennomfører en fast kvartalsvis øvelse som kan vare i flere dager for å teste responsplaner for storskala scenarioer.

TTX-en har som mål å involvere relevante deltakere i håndteringen av et simulert hendelsesscenario og gi praktisk opplæring for å hjelpe deltakerne med å vurdere eksisterende planer og bygge kompetanse innen gjenoppretting.

Hvordan gjennomføre en effektiv TTX?

Under øvelsen må deltakerne fokusere på å diskutere dyptgående problemstillinger i samarbeid, og de har en tendens til å undersøke problemområder og teknikker for å løse problemer. Effektiviteten til en TTX ligger i aktiv involvering av interessenter og deres vurdering av gjeldende planer, prosedyrer og praksis for å håndtere det aktuelle scenarioet. Dessuten, ettersom bordøvelsen imiterer en faktisk nødsituasjon, kan deltakerne smidig øve på rollene sine, stille spørsmål og stille bekymringer, og feilsøke problemområder, og dermed gi deltakerne den nødvendige selvtilliten til å møte kriser i det virkelige liv. Figur 1 illustrerer 9 trinn for å designe en effektiv bordøvelse.

Utforme en plan

Etter gjennomgang av gjeldende plan må mål og ønskede resultater tydelig identifiseres
Velg interne og eksterne deltakere (om nødvendig)
Identifiser potensielle krisescenarioer og sett en oppnåelig og realistisk øvelsesplan

Engasjer deg og reflekter

Skap et interaktivt trenings- og læringsmiljø som oppmuntrer til diskusjon og kritisk tenkning
Still utdypende spørsmål som ofte følges opp med spørsmål for å få innsikt og utdype deltakernes forståelse
Fremhev problemer, lærdommer og relevante hull

Lær og juster

Dokumentøvelse for å utarbeide en etterrapport
Diskuter rapporten og kommuniser mulige forbedringer
Gi veiledning som forbedrer ytelsen ytterligere, og be dem øve om nødvendig.

Fordeler med bordøvelser

Utover den rimelige, risikofrie og effektive evalueringen av beredskapsplaner, hjelper en godt utformet bordøvelse deltakerne med å forstå sin rolle i en nødsituasjon og forbedre beredskapen. TTX gir trygghet og trygghet for ledere innen sikkerhet og forretningskontinuitet, fordi nøkkelpersoner er godt trent og fullt forberedt på å møte kritiske hendelser. Det kan potensielt bidra til å forkorte responstider og redusere betydelige tap.

Usikker på hvor du skal begynne?

Den kritiske plattformen for arrangementshåndtering - RAYVN , lar deg starte en scenariobasert øvelse med dine relevante interne og eksterne interessenter med et klikk på en knapp. Denne plattformen lar deg kjøre en øvelse for å sikre at organisasjonen din er klar!

Bare start en ny logg ved å klikke på "Start"-knappen og velge en mal eller opprette en tilpasset logg!