Det er en mulighet for at kriseresponsplanen din er fanget i fortiden. Ta en titt på følgende tegn på at ditt nåværende system kan være i en tidssprang.

• Risikoen ved å spille "telefonspillet" : Å stole på videresendte verbale meldinger kan være svært risikabelt. Innen den siste personen i kjeden får beskjeden, kan situasjonen allerede ha endret seg. Informasjon blir forvrengt, forsinket eller går helt tapt.
• SMS-sprengninger skaper mer kaos : Massetekstmeldinger garanterer ikke anerkjennelse. Hvem har sett meldingen? Hvem tar grep? Du vet ikke med mindre du starter en ny runde med samtaler og meldinger.
• Uendelige anropslister senker deg: Manuell oppringing gjennom en liste tar evigheter, spesielt når folk ikke svarer. I en krise er tid brukt på å ringe bortkastet! Det er verdifull tid som kan brukes til å reagere på situasjonen.

En smartere måte å reagere på kriser på

Moderne kriseteam trenger koordinering i sanntid og umiddelbar kommunikasjon. Det er der utrullingen av en enhetlig plattform eller programvareløsning er avgjørende. Faktisk, etter min mening, er det et "must have" - ikke et "nice to have".

Å bruke en slik plattform eller løsning kan føre til enorme effektivitetsgevinster og hjelpe en organisasjon med å spare verdifull tid. Her er en liste over bare noen få områder som kan bli påvirket:

• Øyeblikkelig teammobilisering: Varsle og distribuer kriseresponsteamet ditt på sekunder, ikke minutter.
• Liveoppdateringer og sanntidskoordinering: Sørg for at alle har den nyeste informasjonen, og eliminer forvirring og feilkommunikasjon. Medlemmer av kontrollrom og frontlinjeteam må kunne gi oppdateringer, bilder eller videoer eller annen relevant informasjon til et felles område, kjent i nødverdenen som en logg- eller loggfeed.
• Ansvarlighet og synlighet: Spor hvem som har mottatt, anerkjent og handlet på kritiske oppdateringer.
• Automatisert dokumentasjon: Registrer alle handlinger og beslutninger når de skjer for umiddelbar rapportering og debrifing.

Sporingsmobilisering for ekte data og bedre innsikt

Som Chief Product Officer for RAYVN , jeg snakker mye med beredskapsteam. Jeg hører igjen og igjen om utfordringene knyttet til teammobilisering og aktivering. Den siste tiden har jeg hatt mange samtaler om sporing av responsteamet for å forstå hvem som er "klar til tjeneste" og tilgjengelig for å svare på en hendelse. I økende grad er det en av de mest avgjørende forbedringene team kan gjøre. 

Sporing av teammobilisering er et sentralt fokusområde for beredskapsteam på jakt etter inkrementelle effektivitetsforbedringer. En programvarebasert løsning som kan løse dette bør kunne: 

• Identifiser flaskehalser: Se hvor forsinkelser oppstår og hvem som reagerer raskest, noe som muliggjør datadrevne forbedringer.
• Optimaliser responstider: Forstå hvor lang tid det tar å mobilisere nøkkelpersonell og avgrense prosessene deretter.
• Mål beredskap over tid: Spor trender i responsytelse for å sikre kontinuerlig forbedring.

Å ha ett system for å sende og spore alle meldinger – gjennom til bekreftelse av individuelle teammedlemmer – bringer et kriseresponsteam i samklang umiddelbart. Selv når de er distribuert, kan teamet ditt fungere som ett, med samme informasjon og en koordinert respons.

Med disse dataene kan kriseteam skifte fra en reaktiv til en proaktiv tilnærming til nødberedskap (det er et helt annet blogginnlegg!), og avgrense strategier for å sikre en raskere, mer koordinert respons hver gang.